News Sicurezza Qualità e Ambiente

Data Certa del Documento di valutazione dei rischi


Alcune indicazioni per garantire la “Data Certa” del Documento di valutazione dei rischi, così come richiesto dall’art. 28 del D.Lgs 81/08.

Il riferimento all’art. 28 del Decreto Legislativo 81/08 riportiamo alcune indicazioni dell’avv. Rolando Dubini che meglio chiariscono come garantire la “Data Certa” del documento di valutazione dei rischi.

“Art. 28 - Oggetto della valutazione dei rischi
1. La valutazione di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), anche nella scelta delle attrezzature di lavoro e delle sostanze o dei preparati chimici impiegati, nonché nella sistemazione dei luoghi di lavoro, deve riguardare tutti i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori (...). 2. Il documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della valutazione, deve avere DATA CERTA [...]”


LA DATA CERTA

1) Garante per la protezione dei dati personali - Provvedimento del 5 dicembre 2000 - Misure minime di sicurezza - Chiarimenti sulla data certa dell’atto previsto dall’art. 1 della L. 325/2000 (estratti)

Sono pervenuti al Garante alcuni quesiti inerenti le modalità (…) per adottare il documento previsto dall’art. 1 della medesima legge n. 325 con un atto “avente data certa“.

Il Garante ritiene opportuno fornire alcuni chiarimenti in ordine a tale aspetto, in quanto rileva ai fini della corretta applicazione delle citate fonti normative. (…)

In proposito, per quanto di competenza, il Garante osserva che tale requisito si collega con la comune disciplina civilistica in materia di prove documentali e, in particolare, con quanto previsto dagli artt. 2702 - 2704 del codice civile, i quali recano un’elencazione non esaustiva degli strumenti per attribuire data certa ai documenti, consentendo di provare tale data anche in riferimento a ogni “fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento” (art. 2704, terzo comma, cod.civ.).

[Art. 2704 (Data della scrittura privata nei confronti dei terzi)

La data della scrittura privata della quale non è autenticata la sottoscrizione non è certa e computabile riguardo ai terzi, se non dal giorno in cui la scrittura è stata registrata o dal giorno della morte o della sopravvenuta impossibilità fisica di colui o di uno di coloro che l’hanno sottoscritta o dal giorno in cui il contenuto della scrittura è riprodotto in atti pubblici o, infine, dal giorno in cui si verifica un altro fatto che stabilisca in modo egualmente certo l’anteriorità della formazione del documento.

La data della scrittura privata che contiene dichiarazioni unilaterali non destinate a persona determinata può essere accertata con qualsiasi mezzo di prova.

Per l’accertamento della data nelle quietanze il giudice, tenuto conto delle circostanze, può ammettere qualsiasi mezzo di prova.]

La legge n. 325/2000 presuppone quindi che il documento in questione sia collegabile ad un fatto oggettivo attribuibile al soggetto che lo invoca, ma sottratto alla sua esclusiva sfera di disponibilità.

In questa prospettiva, senza pretesa di indicare in modo esauriente tutti i possibili strumenti idonei ad assegnare al documento una data certa, il Garante richiama l’attenzione dei titolari del trattamento sulle seguenti possibilità che appaiono utilmente utilizzabili:

a) ricorso alla c.d. “autoprestazione” presso uffici postali prevista dall’art. 8 del d.lg. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull’involucro che lo contiene;

b) in particolare per le amministrazioni pubbliche, adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell’atto;

c) apposizione della c.d. marca temporale sui documenti informatici (art. 15, comma 2, legge 15 marzo 1997, n. 59; d.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; artt. 52 ss. d.P.C.M. 8 febbraio 1999);

d) apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico;

e) registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico.

Roma, li 5 dicembre 2000

2) Decreto Legislativo 22 luglio 1999, n. 261 - “Attuazione della direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualita’ del servizio” pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 182 del 5 agosto 1999

Art. 8 (Autoprestazione)

1. E’ consentita, senza autorizzazione, la prestazione di servizi postali da parte della persona fisica o giuridica che e’ all’origine della corrispondenza (autoprestazione) oppure da parte di un terzo che agisce esclusivamente in nome e nell’interesse dell’autoproduttore.

3) Marca Temporale

Il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge italiana, che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi un oggetto digitale (file). La Data Certa è un servizio di certificazione temporale apposto, AD ESEMPIO, tramite il servizio INFOCAMERE della Camera di Commercio che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi qualunque tipo di documento.

La validazione temporale è infatti il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili a terzi.

Validità giuridica della marca temporale

Tra i profili probatori del documento informatico assume un’importanza fondamentale l’attribuzione della cosiddetta ‘data certa’ e cioè la prova con validità erga omnes della formazione del documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza anteriormente ad un dato evento (art. 2704 codice civile).

Nel tradizionale sistema di documentazione cartacea, l’attribuzione della data certa (efficace nei confronti dei terzi e non solo tra le parti) deriva principalmente dal riscontro di un’attestazione fatta da un soggetto terzo ed imparziale depositario di pubbliche funzioni. L’innovazione tecnologica permette di avere oggi strumenti in grado di garantire una datazione certa su qualsiasi tipologia di documento informatico (file), in particolare, grazie alle tecnologie legate alla firma digitale ed all’infrastruttura normativa vigente in Italia è oggi possibile datare in maniera certa ed opponibile a terzi un documento informatico attraverso la marca temporale. La marca temporale (digital time stamp) attesta infatti l’esistenza di un documento informatico (o meglio di un file informatico) ad una determinata data ed ora (’validazione temporale’).

L’apposizione di una marca temporale produce l’effetto giuridico di attribuire ‘ad uno o più documenti informatici una data ed un orario opponibili ai terzi’ (art. 8 comma 1, e art 22, comma 1, lettera g, d.p.r. n. 445/2000) e, dunque, non solo efficaci tra le parti. La veridicità ed esattezza di una marca temporale, come per i certificati delle chiavi pubbliche si presume fino a prova contraria. Può essere oggetto di validazione temporale qualunque file informatico e, pertanto, non solo testi, ma anche immagini, suoni, filmati, software, ecc.

La marca temporale viene effettuata da un servizio di un certificatore qualificato (accreditato CNIPA) al quale viene trasmesso l’HASH del file da marcare e sul quale viene generata la marca temporale. L’hash è un file di pochi bytes. La successiva verifica della marcatura temporale avviene tramite una procedura software che rigenera l’hash del file e ne verifica la corrispondenza con l’eguale marcato temporalmente.

Riferimenti Normativi

D.P.C.M. 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (S. O. alla G. U. n. 42 del 20 febbraio 2001) integrato con le modifiche apportate dal D.Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 e dal DPR 7 aprile 2003, n.137- (G.U. n. 138 del 17.6.2003).

4) Posta Elettronica Certificata

Il servizio di posta elettronica che fornisce al mittente la prova legale dell’invio e della consegna di documenti informatici.

La posta elettronica certificata (PEC) è la trasmissione telematica di comunicazioni con ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna e avviene ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche.

Nei casi di invio o recezione di messaggi verso caselle di posta elettronica tradizionale, il sistema non può eseguire tutti i passi previsti dal circuito della posta certificata e non esplica tutti i requisiti previsti dalla normativa vigente. Per tale ragione la trasmissione dei messaggi non ha gli stessi effetti legali di validità e opponibilità.

AD INTEGRAZIONE DELL'ARTICOLO SOPRA RIPORTATO SI AGGIUNGE CHE...a seguito delle modifiche ed integrazioni introdotte dal cosiddetto «decreto correttivo» D.Lgs. 3 agosto 2009, n. 106, è stata aggiunta una nuova modalità mediante la quale il datore di lavoro potrà soddisfare il requisito della «data certa» necessario al proprio documento di valutazione dei rischi, ovvero l'apposizione delle firme dei principali attori del sistema di sicurezza aziendale, cioè il medesimo datore di lavoro, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e, ove previsto, il medico competente.

Ciò nondimeno, vale la pena ribadire che l'obbligo di munire di «data certa» il documento di valutazione dei rischi è assolutamente tuttora in vigore; semplicemente, oltre alle canoniche modalità sopra descritte al fine di soddisfare il requisito in questione (annullo postale, firma elettronica, posta certificata, ecc.), si potrà ricorrere a quest'ulteriore e nuova possibilità in quanto espressamente contemplata dalla normativa.


FONTE: Avvocato Rolando Dubini - specializzato in diritto penale del lavoro, sicurezza e salute dei lavoratori, formatore e consulente aziendale e di organi di vigilanza,  collaboratore ai lavori  parlamentari sui temi della sicurezza e salute dei lavoratori, sulla legge n. 123/2007 e sul d.lgs. ”Testo unico” 2008 in materia di sicurezza del lavoro.